Como estimar los costos totales
del cambio de software
El costo de un sistema tiene varios componentes que deben tomarse en cuenta.
Software de aplicación
El costo se compone a su vez de:
  • Costo inicial: es el costo para poder hacer uso del software. Puede ser una cifra única o un pago periódico durante un cierto tiempo.
  • Costo de lanzamiento: costo no comprendido en el punto anterior. Y que comprende la asistencia que el proveedor da al cliente superadas las horas de soporte incluidas en el punto anterior. Es importante conocer la cantidad de horas de soporte incluidas en el costo inicial. Y el costo por hora de las horas adicionales de soporte. En la mayoría de los casos las horas adicionales y su costo superan ampliamente las estimaciones de costos que hace el cliente. También comprende los costos de traslado y estadía del personal de soporte.
  • Costo de actualización: costo tampoco comprendido en el primer punto. Todo software va teniendo mejoras con el paso del tiempo. Comprende el costo del cliente para poder acceder a la última versión del software. Tener en cuenta que, en ocasiones, el proveedor deja de brindar soporte a versiones muy antiguas de su propio producto.
Hardware
Comprende la compra del servidor, terminales para los usuarios, impresoras, dispositivos de captura de datos, y cualquier otro periférico necesario. Abarca también el cableado para conectar todo el sistema y, eventualmente, conexión inalámbrica.
Comunicación
Comprende la eventual instalación de antenas para la transmisión de datos, contratación de proveedores de servicio de Internet.
Capacitación
Comprende las horas de capacitación del personal en el nuevo sistema.
Costo de ruptura de negocios
Este es un costo difícil de estimar pero que puede ser de gran importancia. No solo en dinero sino también, eventualmente, en término de pérdida de clientes. Se presenta cuando el lanzamiento del nuevo sistema acarrea dificultades operativas, retraso en las operaciones, pérdida de datos, fallas en la información procesada, decisiones de negocios incorrectas por datos erróneos, falta de decisiones de negocios por falta de confianza en la información. Estos costos disminuyen en forma significativa la credibilidad de la empresa frente a sus clientes y también de las personas que participaron originalmente en la elección del software.
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