Factores para tomar en cuenta
al cambiar el software
Los factores a tener en cuenta se pueden sintetizar en:

Confiabilidad
Funcionalidad
Respaldo
Soporte
Costo
Confiabilidad
Expresa la capacidad del sistema informático de procesar los datos y brindar información en la forma prevista y en el momento previsto. Poder procesar y consultar datos cuando se desee y no cuando se pueda. Nada más y nada menos.

Comprende también la consistencia de los datos consultados de diversa forma y evitar la pérdida de datos por fallas propias del software y/o por factores externos.

La falta de consistencia de los datos lleva a la pérdida de credibilidad del sistema y a la búsqueda por parte de los usuarios de fuentes alternativas de información más costosas.
Funcionalidad
Expresa la capacidad del software para ofrecer una respuesta a las necesidades de la empresa de una manera eficiente.

Un sistema puede ser confiable pero eso no garantiza que tenga la funcionalidad que la empresa necesita. El sistema debe incorporar en forma continua las mejores prácticas que surgen en el mundo de los negocios.

Esto requiere algo más que capacidad de análisis y programación de sistemas. Requiere de gran experiencia en sistemas de gestión complejos y en diferentes tipos de industrias. También la capacidad de hacer una evaluación crítica de las nuevas tendencias en el mundo de los negocios. En síntesis: trayectoria, experiencia en diferentes industrias y conocimiento teórico en sistemas y administración.
Soporte
Comprende el soporte técnico que brinda el proveedor cuando se producen fallas o se requiere de actualización por cambios legales, tecnología de producción, modificación de política comercial, etc. En síntesis, cuanto tiempo le toma al proveedor y cuanto le cuesta al cliente la actualización del software. Muchas veces el software es adecuado pero no cuenta con soporte con el nivel de conocimientos técnicos necesarios en la locación del cliente.
Respaldo
Incorporar una nueva tecnología de información tiene un alto impacto en los negocios de la empresa. Tampoco es algo que la empresa haga frecuentemente por lo tanto le es difícil acumular la experiencia necesaria para poder hacer un análisis a fondo de los sistemas que le son ofrecidos.

Las empresas grandes tienen la posibilidad de incorporar decenas o cientos de personal solamente para evaluar a fondo el software que le ofrecen diferentes competidores. Esta práctica, por su costo, esta fuera del alcance de las pequeñas y medianas empresas.

Por ese motivo es que la confiabilidad del oferente es crítica. Al momento de elegir la mejor propuesta es necesario tener en cuenta los siguientes factores:

  • Trayectoria: cantidad de años que la empresa está en el mercado
  • Experiencia: cantidad de instalaciones en funcionamiento en el mundo de los negocios
  • Referencia: referencia que brindan los clientes actuales
  • Conocimiento: conocimiento en tecnologías de gestión de negocios
  • Recursos: disponibilidad de recursos humanos capacitados y motivados
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